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Atenção para documentos exigidos pelo Ministério do Trabalho

18/10/2018

Fonte: ASCOM Minaspetro

Visitas do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) em postos estão cada vez mais comuns. Revendedores são constantemente surpreendidos quando documentos inesperados são exigidos para verificação.

Vale lembrar que, após o e-Social entrar em vigor, boa parte destes documentos vão ser substituídos por arquivos eletrônicos. Ainda assim é necessário respeitar a guarda dos anos anteriores. Sendo assim, fizemos uma lista de documentos imprescindíveis com seus prazos prescricionais e as respectivas bases legais.

Documentos mais importantes:

• 1 – Cartão do CNPJ;
• 2 – Contrato social e alterações;
• 3 – Livro de Inspeção do Trabalho – Tempo de Guarda: Prazo Indeterminado – Base legal não prevista;
• 4 – Comprovante de Recolhimento do FGTS  (GFIP) – Tempo de guarda: 30 anos – Base legal Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
• 5 – GRFC – Guia de recolhimento recisório do FGTS e da contribuição social – Tempo de Guarda:  30 anos Base legal Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
• 6 – Relação dos empregados da GFIP –  Tempo de guarda: 30 anos – Base legal Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990;
• 7 – Ficha/Livro de Registro de Empregados – Tempo de Guarda:  Considerando que tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço para fins de benefícios previdenciários (art. 603 CLT e art. 19, Decreto n.º 3048/1999), recomenda-se sua guarda por prazo indeterminado;
• 8 – Relação de Informações Sociais – RAIS; Tempo de Guarda:  5 anos – Base legal  Art. 8º, Portaria MTB n.º 1.464/2016;
• 9 – Cadastro geral de empregados – CAGED; Tempo de Guarda: 5 anos – Base legal Art. 2º, § 1º, Portaria TEM n.º 1.129/2014;
• 10 – Controle de ponto dos últimos 06 meses; Tempo de Guarda: 5 anos – Base legal Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT;
• 11 – Folha de pagamento dos últimos 06 meses; Tempo de Guarda: 10 anos – Base Legal Art. 225, I e § 5º, decreto n.º 3.048/1999;
• 12 – Recibo de pagamento dos últimos 06 meses; Tempo de Guarda: 5 anos  – Base legal Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT;
• 13 – *Quadro de horário e escala de revezamento;
• 14 – *Escala de revezamento de folgas semanais;
• 15 – *Acordo para compensação/prorrogação no horário de trabalho;
• 16 – Convenção coletiva da categoria;
• 17 – Contribuições sindicais (patronal e empregados) – Tempo de Guarda: – 5 anos Base Legal Arts. 173 e 217, I, CTN;
• 18 – Guia de recolhimento da Previdência Social – Tempo de Guarda: 10 anos – Base Legal  Arts. 173 e 174, CTN e arts. 103 e 103-A da lei n.º 8.213/1991;
• 19 – Comprovante de compra e entrega de vales transportes; Tempo de Guarda: 5 anos;
• 20 – Termo de recisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio – Tempo de guarda: 2 anos –  Base Legal Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT

*Para os referidos casos não há prazo legal, tratando-se, portanto, de entendimento. Desse modo, nada impede que exista posicionamento diverso ao exposto, situação em que caberá ao empregador adotar o procedimento que julgar mais acertado.